Pierwszy odpis amortyzacyjny dla celów bilansowych

Jednostka zakupiła środek trwały - autobus, którego wartość netto według faktury wynosi 280.000 zł. Do używania przyjęto go 28 marca 2018 r. ze stawką amortyzacyjną 20%. Pierwszego odpisu amortyzacyjnego w księgach rachunkowych należało dokonać w marcu br. czy w kwietniu br.? (pytanie z dyskusji na www.forum.gofin.pl nr 1160280)

Dla celów rachunkowych pierwszego odpisu amortyzacyjnego można dokonać nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania. Dlatego pytająca jednostka mogła rozpocząć amortyzację bilansową zakupionego autobusu po wprowadzeniu go do ewidencji środków trwałych, czyli w marcu br. lub w kwietniu br. Odpowiedni zapis w tej sprawie powinien zostać zawarty w przyjętych przez jednostkę zasadach (polityce) rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.).

Wartość początkową zakupionych środków trwałych stanowi cena nabycia. Z art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości wynika, że cenę nabycia stanowi cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego. W przypadku importu powiększa się ją o obciążenia o charakterze publicznoprawnym. Cenę nabycia zwiększają koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu. Obniżają ją rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. Zgodnie z art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości cena nabycia środków trwałych obejmuje ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania. Zatem w przypadku autobusu jego wartość początkową mogą zwiększać m.in. koszty związane z zarejestrowaniem pojazdu, prowizja oraz odsetki naliczone od ewentualnego kredytu zaciągniętego na nabycie pojazdu.

Odpisów amortyzacyjnych od środka trwałego, jednostki prowadzące księgi rachunkowe dokonują drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania, a jej zakończenie - nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z jego wartością początkową lub przeznaczenia go do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia jego niedoboru. Stanowi o tym art. 32 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Na dzień przyjęcia środka trwałego do używania należy ustalić okres lub stawkę i metodę jego amortyzacji. Poprawność stosowanych okresów i stawek amortyzacji środków trwałych powinna być przez jednostkę okresowo weryfikowana, powodując odpowiednią korektę dokonywanych w następnych latach obrotowych odpisów amortyzacyjnych.

Jednostki często - w zakresie, w jakim jest to zgodne z ustawą o rachunkowości - stosują uproszczenie polegające na stosowaniu stawek i terminów amortyzacji podatkowej dla celów amortyzacji bilansowej. Zgodnie z przepisami ustaw o podatku dochodowym odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środka trwałego dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu wprowadzenia go do ewidencji. Dlatego najczęściej dla celów bilansowych rozpoczęcie amortyzacji następuje w miesiącu następującym po miesiącu przyjęcia go do używania, czyli tak jak dla celów podatku dochodowego. Decyzją kierownika, odpowiedni zapis w tym zakresie powinien zostać zawarty w przyjętych przez jednostkę zasadach (polityce) rachunkowości.

W księgach rachunkowych przyjęcie środka trwałego do używania może odbywać się na podstawie dowodu OT.

Druk dowodu OT dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Rachunkowość.

Przykład

Założenia

W marcu 2018 r. jednostka zakupiła autobus, którego wartość netto zgodnie z fakturą wyniosła 280.000 zł, a dodatkowe koszty zwiększające jego wartość początkową związane m.in. z prowizją od kredytu na jego zakup i rejestracją pojazdu wyniosły 7.000 zł. Wydatki te zostały ujęte po stronie Wn konta 08 "Środki trwałe w budowie".
W dniu 28 marca br. na podstawie dowodu OT oddano autobus do używania w wartości początkowej 287.000 zł, tj. 280.000 zł + 7.000 zł. Będzie on amortyzowany według rocznej stawki amortyzacyjnej wynoszącej 20%, czyli miesięczny odpis wyniesie 4.783,33 zł, tj. (287.000 zł × 20%) : 12 m-cy.
Pierwszego odpisu amortyzacyjnego dokonano w kwietniu 2018 r. Z przyjętych przez jednostkę zasad (polityki) rachunkowości wynika, że pierwszego odpisu amortyzacyjnego dokonuje się w miesiącu następującym po przyjęciu środka trwałego do używania.
Ewidencja kosztów działalności operacyjnej prowadzona jest tylko na kontach zespołu 4.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. OT - przyjęcie środka trwałego do używania (zapis w marcu 2018 r.):	287.000,00 zł	01	08
2. PK - odpis amortyzacyjny za kwiecień 2018 r.:	4.783,33 zł	40	07-1