Właściwy identyfikator podatkowy

Wypełniam PIT-11 zatrudnionego u mnie na umowę o pracę (na czas określony) pracownika. Czy w celu ustalenia poprawnego identyfikatora podatkowego (NIP bądź PESEL) mogę od niego zażądać pisemnej informacji w tej sprawie?

Co do zasady, płatnicy informację PIT-11 przekazują pracownikom po zakończeniu danego roku podatkowego, w terminie do końca lutego roku następnego. Wynika to z art. 39 ust. 1 ustawy o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Sporządzenie i przekazanie tej informacji możliwe jest także we wcześniejszym terminie. Dojdzie do tego wówczas, jeżeli umowa o pracę zostanie rozwiązana w ciągu roku, a pracownik złoży pracodawcy pisemny wniosek w tej sprawie. W takim przypadku płatnik (pracodawca) jest obowiązany sporządzić i przekazać byłemu pracownikowi informację PIT-11 w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku.

Niezależnie od terminu przekazania informacji PIT-11 o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy, płatnik powinien wpisać w niej odpowiedni identyfikator podatkowy pracownika: NIP albo numer PESEL. Jeżeli istnieją wątpliwości, jakim identyfikatorem posługuje się pracownik, można od niego zażądać, tak jak sugeruje Czytelnik w pytaniu, złożenia pisemnej informacji z treści której wynika, jakim identyfikatorem się posługuje.

W praktyce może się zdarzyć, że pracownik nie zawiadomi pracodawcy o tym, iż posługuje się NIP, wówczas pracodawca w składanych dokumentach jako jego identyfikator podatkowy wpisuje numer PESEL. Takie postępowanie jest akceptowane przez organy podatkowe.

Ponadto pracodawca nie powinien obawiać się konsekwencji za podanie niewłaściwego identyfikatora podatkowego pracownika. Za tego rodzaju uchybienie nie grożą bowiem sankcje karne skarbowe. Ważne jest, aby w celu zapewnienia jednoznacznej identyfikacji podatnika przez organy podatkowe, został wskazany jeden z identyfikatorów (NIP, PESEL).

Warto zwrócić uwagę na interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 26 czerwca 2013 r., nr IBP-BII/1/415-356/13/MK, w której odniesiono się do kwestii przechowywania oświadczeń potwierdzających wybór określonego identyfikatora podatkowego. Organ zwrócił uwagę, że ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników określa m.in. zasady ewidencji podatników, płatników podatków, zasady i tryb nadawania numeru identyfikacji podatkowej, zasady posługiwania się identyfikatorem podatkowym, a także zasady przechowywania przez urzędy skarbowe dokumentacji związanej z nadaniem NIP. Przepisy tej ustawy, jak również i innych ustaw podatkowych, nie określają jednak i nie wskazują sposobu przechowywania przez płatnika oświadczeń o wyborze przez podatnika (pracownika lub zleceniobiorcę) identyfikatora podatkowego (PESEL lub NIP). Zdaniem organu wystarczającym jest m.in. przechowywanie takich oświadczeń w formie elektronicznej na platformie internetowej - bez własnoręcznego podpisu, tylko z elektroniczną akceptacją zawartych danych.