Gazeta Podatkowa nr 76 (2159) z dnia 19.09.2024

Ustalanie stanu zatrudnienia na potrzeby wpłat na PFRON

Pracodawcy, którzy wykazują stan zatrudnienia na poziomie co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na etaty i nie osiągają minimum 6% (lub 2%) wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, muszą wnosić specjalną wpłatę na PFRON. W jaki sposób ustalić stan zatrudnienia? Jakich pracowników należy do niego wliczyć, a których pominąć?

Obniżony 2% wskaźnik

Podstawowy wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych zwalniający z obowiązku wnoszenia wpłat na PFRON wynosi 6%. Ma on zastosowanie w odniesieniu do przedsiębiorców, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych będących jednostkami budżetowymi, zakładami budżetowymi albo gospodarstwami pomocniczymi, instytucji kultury oraz do jednostek organizacyjnych zajmujących się statutowo ochroną dóbr kultury uznanych za pomnik historii.

Natomiast obniżony do 2% wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych stosuje się w odniesieniu do publicznych i niepublicznych uczelni, publicznych i niepublicznych szkół, publicznych i niepublicznych przedszkoli, publicznych i niepublicznych innych form wychowania przedszkolnego oraz placówek opiekuńczo-wychowawczych, regionalnych placówek opiekuńczo-terapeutycznych, interwencyjnych ośrodków preadopcyjnych, placówek resocjalizacyjnych, publicznych i niepublicznych żłobków oraz klubów dziecięcych. W tym przypadku wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych ustala się inaczej niż w firmach, tzn. jako sumę wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych i podwojonego wskaźnika dzieci, wychowanków, uczniów, studentów lub słuchaczy będących osobami niepełnosprawnymi i uczących się lub studiujących w ramach ogólnie obowiązujących w danej jednostce regulaminów nauczania lub studiowania. Z tym że wskaźnik dzieci, wychowanków, uczniów, studentów lub słuchaczy niepełnosprawnych oznacza ich udział procentowy w liczbie ogółem odpowiednio dzieci, wychowanków, uczniów, studentów lub słuchaczy, według stanu w roku ubiegłym.

Co ważne, wskaźnik osób niepełnosprawnych może zostać obniżony w razie zatrudnienia osób niepełnosprawnych ze schorzeniami szczególnie utrudniającymi wykonywanie pracy. Do schorzeń tych zalicza się:

• chorobę Parkinsona,
• stwardnienie rozsiane
• paraplegię, tetraplegię, hemiplegię,
• znaczne upośledzenia widzenia (ślepota) oraz niedowidzenie,
• głuchotę i głuchoniemotę,
• nosicielstwo wirusa HIV oraz chorobę AIDS,
• epilepsję,
• przewlekłe choroby psychiczne,
• upośledzenie umysłowe,
• miastenię,
• późne powikłania cukrzycy.

Uwzględniamy pracowników

Pracodawca, ustalając ogólny stan zatrudnienia dla celów rozliczeń z PFRON, w obliczeniach uwzględnia wszystkich zatrudnionych w swoim zakładzie pracowników, zarówno osoby pełnosprawne, jak i niepełnosprawne. Przez pojęcie pracownika należy rozumieć, zgodnie z art. 2 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.), osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Oznacza to, że w stanach zatrudnienia nie uwzględnia się np. osób pracujących na podstawie umowy zlecenia lub wykonujących umowę o dzieło.

Ustalanie stanu zatrudnienia

Przy wyliczaniu stanu zatrudnienia stosuje się metodę średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu, tzn. trzeba zsumować stany zatrudnienia z każdego dnia w miesiącu, łącznie z niedzielami, świętami i dniami wolnymi od pracy. Dla dni wolnych od pracy przyjmuje się stan zatrudnienia z dnia poprzedniego lub następnego - jeżeli miesiąc rozpoczyna się takim dniem. Uzyskany wynik trzeba podzielić przez ilość dni w miesiącu (przykład). Wynik obliczeń podaje się z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, stosując zaokrąglenie w dół, jeżeli pierwsza odrzucona cyfra należy do przedziału od 0 do 4, albo w górę, jeżeli pierwsza odrzucona cyfra należy do przedziału od 5 do 9.

Ustalając stany zatrudnienia pracowników, w tym ogólny stan zatrudnienia i stan zatrudnienia osób niepełnosprawnych, pracodawca musi kierować się zapisami art. 21 ust. 5 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Stanowi on, że do liczby pracowników nie wlicza się osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych oraz osób niebędących osobami niepełnosprawnymi zatrudnionych:

• na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
• przebywających na urlopie rodzicielskim,
• przebywających na urlopach wychowawczych,
• nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej,
• będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy,
• nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego,
• przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy.

Pracownicy z Ukrainy

Począwszy od dnia 1 lipca 2024 r. obowiązują przepisy ustawy o zmianie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 854). Na ich mocy do stanu zatrudnienia ustalanego na podstawie art. 21 ust. 5 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych nie wlicza się osób niebędących osobami niepełnosprawnymi, które przybyły na terytorium Polski z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa, a przebywających na urlopie bezpłatnym udzielonym w związku z ich uczestniczeniem w działaniach wojennych na terytorium Ukrainy. Osoba taka musi wraz z wnioskiem o udzielenie urlopu bezpłatnego złożyć zatrudniającemu je pracodawcy pisemne oświadczenie o celu wnioskowanego urlopu. Regulacja ta ma zastosowanie w odniesieniu do wpłat na Fundusz za miesiące przypadające w okresie trwania tych działań zbrojnych, począwszy od dnia 1 marca 2024 r. do dnia 31 grudnia 2024 r.

W myśl nowych regulacji do liczby ogółem dzieci, wychowanków, uczniów, studentów lub słuchaczy, o której mowa w art. 21 ust. 2d ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie należy wliczać osób niebędących osobami niepełnosprawnymi, które przybyły na terytorium Polski z terytorium Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa. Dotyczy to wpłat należnych za miesiące przypadające w okresie trwania tego konfliktu, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2024 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 27.08.1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 44 ze zm.)