Identyfikator podatkowy w PIT-11 sporządzanym zleceniobiorcom

Nasza spółka zawiera umowy zlecenia z osobami fizycznymi posiadającymi różny status, tj. z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej oraz z osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą, które wykonują dla nas usługi nie w ramach prowadzonej działalności. Zleceniobiorcami są również osoby fizyczne będące podatnikami VAT, które nie prowadzą działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wszystkim tym podatnikom przy wypłacaniu należności pobieramy zaliczki na podatek. Czy sporządzając im informacje PIT-11 za 2012 r., prawidłowo postąpiliśmy, wpisując części z nich PESEL, a części - NIP?

Identyfikatorem podatkowym, którym obowiązane są posługiwać się osoby fizyczne, jest:

1) numer PESEL - w przypadku podatników będących osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług,

2) NIP - w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu (art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników - Dz. U. z 2012 r. poz. 1314 ze zm.).

Podatnicy są obowiązani podawać identyfikator podatkowy na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru są obowiązane organy podatkowe lub celne (art. 11 ust. 1 tej ustawy). Ciąży na nich również obowiązek podawania tego numeru płatnikom na ich na żądanie (art. 11 ust. 2 pkt 6 tej ustawy). Płatnicy z kolei są obowiązani żądać od podatników podania identyfikatora podatkowego i podawać go organom podatkowym na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru są obowiązane organy podatkowe lub celne (art. 11 ust. 3 tej ustawy).

Zatem obowiązkiem płatnika sporządzającego informacje PIT-11 jest m.in. uzyskanie od osoby, której wypłacany jest przychód z działalności wykonywanej osobiście, właściwego identyfikatora podatkowego. W tych przypadkach, w których będzie to osoba fizyczna objęta rejestrem PESEL, nieprowadząca działalności gospodarczej, niezarejestrowana jako podatnik VAT, niebędąca płatnikiem podatków lub płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne (warunki muszą być spełnione łącznie), będzie nim numer PESEL. NIP obowiązane są z kolei wskazać osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które wykonują dla płatnika usługi w ramach działalności wykonywanej osobiście oraz osoby fizyczne będące podatnikami VAT, które nie prowadzą działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. NIP posługują się bowiem osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą lub zarejestrowani podatnicy podatku VAT niezależnie od rodzaju uzyskiwanego przychodu, w tym również przychodu z działalności wykonywanej osobiście.

Pamiętać przy tym należy, że przepisy nakładają na płatnika jedynie obowiązek żądania od podatnika podania identyfikatora podatkowego. Płatnik nie został umocowany do rozstrzygania kwestii, czy został podany właściwy identyfikator podatkowy. W informacji PIT-11 płatnik podaje zatem ten rodzaj identyfikatora, który na jego żądanie wskazał mu podatnik.