Gazeta Podatkowa nr 25 (1275) z dnia 29.03.2016

Identyfikator podatkowy i ubezpieczeniowy osoby współpracującej z przedsiębiorcą

Prowadzę działalność gospodarczą na podstawie wpisu do CEIDG. Moja żona współpracuje ze mną przy wykonywaniu tej działalności. Jaki identyfikator (NIP czy PESEL) powinna ona podawać na dokumentach składanych w urzędzie skarbowym i ZUS?

Osobami współpracującymi z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność są: małżonek, dzieci (własne, drugiego małżonka, przysposobione), rodzice, macocha, ojczym oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu działalności - nawet wtedy, gdy mają zawartą z przedsiębiorcą umowę o pracę. Nie dotyczy to osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego. Stanowi tak art. 8 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.).

Identyfikatorem podatkowym osoby współpracującej z przedsiębiorcą może być NIP albo PESEL. Wynika to z art. 3 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2012 r. poz. 1314 ze zm.). To, jakim identyfikatorem podatkowym dana osoba musi się posługiwać, zależy od jej statusu ewidencyjnego. PESEL to identyfikator podatkowy osób objętych rejestrem PESEL, które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie są zarejestrowanymi podatnikami VAT oraz nie są płatnikami podatków lub składek ZUS. Osoby, które nie spełniają tych kryteriów (łącznie), a są podatnikami, płatnikami podatków czy płatnikami składek ZUS, muszą mieć NIP, np. przedsiębiorcy czy rodzice zatrudniający nianię na podstawie umowy uaktywniającej. Identyfikator podatkowy trzeba podawać na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, których poborem zajmują się organy podatkowe lub celne, np. na deklaracjach i zeznaniach podatkowych.

Natomiast we wszystkich dokumentach ubezpieczeniowych, w przypadku osób ubezpieczonych, podaje się numer PESEL (art. 35 ust. 1 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Przepis ten przewiduje, że tylko w sytuacji, gdy ubezpieczonemu nie nadano tego numeru, wpisuje się serię i numer jego dowodu osobistego lub paszportu. Płatnik składek (tu: przedsiębiorca) w pierwszej kolejności powinien więc podać numer PESEL osoby ubezpieczonej (tu: osoby współpracującej) w druku zgłoszenia jej do ubezpieczeń (ZUS ZUA lub ZUS ZZA).

Numer, z jakim dany ubezpieczony zostanie zgłoszony do ubezpieczeń, powinien być podawany również na sporządzanych za niego i przekazywanych za każdy miesiąc kalendarzowy imiennych raportach miesięcznych (tj. ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA). Zasadniczo więc powinien w nich być podawany PESEL. Serię i numer dowodu osobistego lub paszportu analogicznie należy podawać w raportach ZUS tylko w przypadku, jeśli ubezpieczonemu nie nadano numeru PESEL (art. 35 ust. 1a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

W danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, np. pracownika, zleceniobiorcy czy osoby współpracującej z przedsiębiorcą, nie podaje się jej NIP-u.

NIP podaje się jedynie w danych identyfikacyjnych płatnika składek wykazywanych we wszystkich dokumentach ubezpieczeniowych (zgłoszeniowych i rozliczeniowych) przekazywanych do ZUS.

Jeśli osoba współpracująca, o której mowa w pytaniu, oprócz współpracy przy prowadzonej przez męża działalności gospodarczej przykładowo prowadzi również swoją działalność gospodarczą, wówczas - jako płatnik składek - powinna być zgłoszona w ZUS z NIP-em.