Ustalanie wymiaru urlopu w razie zmiany pracodawcy w trakcie roku

Zmiana pracodawcy w trakcie roku powoduje, że uprawnienia urlopowe należy oddzielnie ustalić u dotychczasowego i nowego pracodawcy. W przypadku wykorzystania u dotychczasowego pracodawcy większej liczby dni urlopu niż należna za okres zatrudnienia, u kolejnego pracodawcy należy wymiar urlopu odpowiednio obniżyć.

Urlop w wymiarze proporcjonalnym

Zasady ustalania wymiaru urlopu w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, reguluje art. 155¹ K.p. Przewiduje on, że w takiej sytuacji pracownikowi przysługuje:

u dotychczasowego pracodawcy urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze,
u kolejnego pracodawcy urlop w wymiarze:

proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego - w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego,
proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym - w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku.

Przy czym pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał urlop w wymiarze wyższym niż ustalony proporcjonalnie do okresu przepracowanego, u kolejnego pracodawcy przysługuje urlop w odpowiednio niższym wymiarze. Łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być jednak niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców (przykład 1).

Regulacja dotycząca ustalania urlopu w wymiarze proporcjonalnym ma odpowiednie zastosowanie w razie podjęcia zatrudnienia przez pracownika u kolejnego pracodawcy w ciągu innego roku kalendarzowego niż rok, w którym ustał jego stosunek pracy z poprzednim pracodawcą (przykład 2).

Obliczanie urlopu proporcjonalnego

Przy obliczaniu urlopu w wymiarze proporcjonalnym na podstawie art. 155¹ K.p. kalendarzowy miesiąc pracy opowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi zgodnie z art. 154 § 1 i 2 K.p. Niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca (art. 155^2a § 2 K.p.).

Ponadto, jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie go u kolejnego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia niepełnego miesiąca do pełnego dokonuje dotychczasowy pracodawca.

Jeżeli przy ustalaniu urlopu w wymiarze proporcjonalnym wyniknie niepełny dzień, to zaokrągla się go w górę do pełnego dnia.

Należy dodać, że jeżeli pracownik zmieni w ciągu roku pracodawcę i zostanie zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wówczas wymiar jego urlopu jest podwójnie proporcjonalny. Ustala się go bowiem proporcjonalnie do wielkości etatu pracownika, biorąc za podstawę wymiar urlopu należny mu z tytułu posiadanego okresu pracy, a także proporcjonalnie do okresu zatrudnienia na część etatu w tym roku (przykład 3).

Kalkulator urlopu wypoczynkowego za część roku ze względu na okres pracy dostępny jest w serwisie kalkulatory.gofin.pl.

Przykład 1

Pełnoetatowy pracownik zatrudniony u pracodawcy od trzech lat rozwiązał umowę o pracę z dniem 23 października 2020 r. Ma on niższy niż 10-letni staż pracy. Za 2020 r. wykorzystał 18 dni urlopu, choć za okres zatrudnienia przysługiwało mu tylko 17 dni, tj. 10/12 × 20 dni = 16,66, po zaokrągleniu 17 dni. Od 9 listopada 2020 r. podjął pracę u kolejnego pracodawcy na podstawie umowy na czas nieokreślony w pełnym wymiarze czasu pracy.

Za okres pracy u nowego pracodawcy przypadający od 9 listopada do 31 grudnia 2020 r. pracownik nabył prawo do 4 dni urlopu, zgodnie z wyliczeniem: 20 dni × 2/12 = 3,33, po zaokrągleniu 4 dni.

Jednak z uwagi na wykorzystanie u poprzedniego pracodawcy większej liczby dni urlopu niż należna, u nowego pracodawcy w 2020 r. przysługiwał mu urlop w niższym wymiarze, tj. 20 dni - 18 dni (urlop wykorzystany u poprzedniego pracodawcy) = 2 dni.

Przykład 2

Pracownik uprawniony do urlopu w wymiarze 26 dni był zatrudniony od dwóch lat u pracodawcy w pełnym wymiarze czasu pracy. Umowa rozwiązała się z dniem 30 listopada 2020 r. Pracownik wykorzystał w czasie zatrudnienia w 2020 r. 24 dni urlopu wypoczynkowego. Ponowne zatrudnienie pracownik podejmie dopiero od 1 lutego 2021 r. u nowego pracodawcy na pełny etat na 3-miesięczny okres próbny. Za czas zatrudnienia na próbę w 2021 r. pracownikowi będzie przysługiwał urlop w wymiarze 7 dni (56 godz.), zgodnie z wyliczeniem:

-	26 dni × 3/12 = 6,5, po zaokrągleniu 7 dni,
-	7 dni × 8 godz. = 56 godz.

Przykład 3

Pracownik, który od kilku lat był zatrudniony u pracodawcy na pełny etat, z dniem 8 stycznia 2021 r. rozwiązał umowę o pracę. Posiada on ponad 10-letni staż pracy, który uprawnia go do 26 dni urlopu rocznie. Pracodawca za niewykorzystany przez pracownika urlop w wymiarze 3 dni (24 godz.) wypłacił ekwiwalent pieniężny. Od 25 stycznia 2021 r. pracownik podejmie zatrudnienie u kolejnego pracodawcy na podstawie umowy na czas nieokreślony, ale w wymiarze 3/4 etatu.

Poprzedni pracodawca zaokrąglił niepełny miesiąc pracy pracownika do pełnego miesiąca i ustalił należny urlop, za który wypłacił ekwiwalent. U nowego pracodawcy pracownikowi będzie przysługiwał w 2021 r. urlop w wymiarze 19 dni (152 godz.), zgodnie z wyliczeniem: