Udzielanie urlopu wypoczynkowego przy skróconych normach czasu pracy

1) Od 1 kwietnia 2025 r. skróciliśmy wszystkim pracownikom normy czasu pracy z 8- do 7-godzinnej dobowej i przeciętnie z 40- do 35-godzinnej tygodniowej. W jaki sposób powinniśmy rozliczać urlop wypoczynkowy (bieżący i zaległy) przed i po tej zmianie?

Zgodnie z art. 129 § 1 K.p. czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Są to powszechne normy czasu pracy, które obowiązują większość pracowników. Skrócona dobowa norma czasu pracy może wynikać nie tylko z przepisów powszechnie obowiązujących, ale także z układów zbiorowych pracy i aktów prawa zakładowego (por. wyrok SN z 11 stycznia 2023 r., sygn. akt II USKP 185/21, OSNP 2024/3/30).

Urlop wypoczynkowy jest uprawnieniem, którego celem jest wypoczynek i regeneracja sił (por. uzasadnienie wyroku SN z 7 lutego 2001 r., sygn. akt I PKN 240/00, OSNP 2002/21/518). Przysługuje on w wymiarze 20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat lub 26 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat. Wymiar urlopu dla pracownika niepełnoetatowego ustala się proporcjonalnie do jego wymiaru czasu pracy, biorąc za podstawę 20 lub 26 dni, a niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia (art. 154 § 1 i 2 K.p.).

Dla Prenumeratorów GOFIN

Kalkulator urlopu wypoczynkowego dostępny w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl »

Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Przy udzielaniu urlopu zgodnie z tą zasadą, jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy (art. 154² § 1 i 2 K.p.). Powyższe stosuje się odpowiednio do pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin (art. 154² § 3 K.p.).

Skrócenie norm czasu pracy, o których mowa w pytaniu, powoduje więc konieczność przeliczenia puli godzin przysługującego urlopu wypoczynkowego. Zatem roczny wymiar godzinowy urlopu nie wynosi 160 lub 208 godzin, czyli 20 lub 26 dni pomnożone przez 8 godzin, ale wyniesie odpowiednio 140 lub 182 godziny, wynikające z pomnożenia wymiaru rocznego przez 7 godzin. Dotyczy to zarówno urlopu bieżącego, jak i zaległego, którego pracownik nie zdążył wykorzystać przed zmianą norm czasu pracy.

Przykład

Na początku stycznia 2025 r. pełnoetatowy pracownik legitymujący się 10-letnim stażem urlopowym, objęty wówczas normami powszechnymi, tj. 8-godzinną dobową i przeciętnie 40-godzinną tygodniową, przedłożył pracodawcy wniosek urlopowy na dzień 20 stycznia 2025 r. Pracodawca wniosek zaakceptował i z puli 26 dni (208 godz.) urlopu odjął 8 godzin, zatem pracownikowi pozostało do wykorzystania jeszcze 25 dni (200 godz.) urlopu.

Z dniem 1 kwietnia 2025 r. (na podstawie aneksu do regulaminu pracy) pracodawca skrócił wszystkim pracownikom normy czasu pracy do 7-godzinej dobowej i przeciętnie 35-godzinnej tygodniowej. Pracownik ma nadal do wykorzystania 25 dni urlopu, przy czym przeliczając na obowiązującą go aktualnie normę dobową - 175 godzin (25 dni x 7 godz.).

Zakładając, że pracownik zawnioskuje o urlop na dzień 17 kwietnia 2025 r., pracodawca odejmie z puli urlopowej 1 dzień (7 godz.), a pracownikowi pozostaną do wykorzystania 24 dni, tj. 168 godzin urlopu (24 dni x 7 godz.).

2) W jaki sposób należy określić współczynnik urlopowy po skróceniu norm czasu pracy?

Współczynnik służący do obliczenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego. Ustala się go odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12. Tak wynika z § 19 ust. 1 i 2 rozporządzenia urlopowego.

Od 1 lutego do 31 grudnia 2025 r. współczynnik urlopowy dla pracownika pełnoetatowego wynosi 20,75 (por. UiPP nr 3/2025, str. 4), bez względu na obowiązującą go normę czasu pracy. Wartość współczynnika obniża się natomiast proporcjonalnie do wymiaru etatu pracownika, jeżeli jest on zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy (§ 19 ust. 3 rozporządzenia urlopowego). Przykładowo w ww. okresie dla pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu wynosi on 10,38 (20,75 x 1/2), a dla zatrudnionego na 1/4 etatu - 5,19 (20,75 x 1/4).

3) Czy wdrożenie w regulaminie pracy krótszych norm czasu pracy wynoszących 7 godzin na dobę i przeciętnie 35 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym wpływa jeszcze na inne uprawnienia?

Analogiczne podejście, jak w odpowiedzi na pytanie 1, należy przyjąć w przypadku zwolnienia z tytułu działania siły wyższej i zwolnienia z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14. Obydwa uprawnienia przysługują w wymiarze 2 dni lub 16 godzin, jednakże udzielane w wymiarze godzinowym, dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny (art. 148¹ § 1 i 4 K.p. i odpowiednio art. 188 § 1 i 3 K.p.).

W art. 148¹ § 5 i art. 188 § 4 K.p. przyjęto zasadę, że w zakresie zwolnienia od pracy udzielanego w wymiarze godzinowym do pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin stosuje się odpowiednio tę normę. A więc w obu przypadkach wymiar zwolnienia godzinowego dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wyniesie po skróceniu norm czasu pracy (z 8 godz. do 7 godz.) 14 godzin, a nie 16 godzin.

Ponadto należy pamiętać, że skrócenie norm czasu pracy powinno wiązać się z aktualizacją informacji o warunkach zatrudnienia, zgodnie z art. 29 § 3³ K.p.