Naliczanie odsetek od zaległości składkowych

Karą za nieterminowe uregulowanie zobowiązań składkowych do ZUS jest obciążenie płatnika odsetkami za zwłokę. Organ rentowy wymaga od płatnika samodzielnego ich wyliczenia i opłacenia. Nie zawsze jednak odsetki są od płatnika należne.

Obowiązki płatnika składek

Płatnik składek powinien samodzielnie, za siebie oraz za zatrudnione osoby obliczać, rozliczać oraz opłacać należne składki ubezpieczeniowe za każdy miesiąc kalendarzowy do ZUS. Czynności tych dokonuje w określonych terminach. Dla większości płatników od 1 stycznia 2022 r. zmienił się termin do rozliczeń z ZUS. Od tego dnia płatnik składek przesyła deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki za dany miesiąc, nie później niż do:

5. dnia następnego miesiąca - dotyczy jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,
15. dnia następnego miesiąca - dotyczy płatników składek posiadających osobowość prawną (tj. m.in. spółek kapitałowych, spółdzielni, stowarzyszeń, fundacji, jednostek samorządu terytorialnego, uczelni wyższych, itp.),
20. dnia następnego miesiąca - dotyczy wszystkich pozostałych płatników składek (np. opłacających składki wyłącznie na własne ubezpieczenia, przedsiębiorców i innych podmiotów nieposiadających osobowości prawnej zatrudniających innych ubezpieczonych, w tym spółek osobowych - jawnej, komandytowej, partnerskiej i komandytowo-akcyjnej).

Stanowi tak art. 47 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zwanej ustawą systemową.

Jeżeli ostatni dzień terminu płatności wypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, ostatnim dniem terminu jest następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy.

Od 1 stycznia 2022 r. został uchylony termin "10. dzień następnego miesiąca", który w 2021 r. stosowali płatnicy opłacający składki wyłącznie na własne ubezpieczenia.

Forma opłacania składek

Wszelkie należności składkowe płatnik jest zobowiązany wpłacać do ZUS jedną wpłatą na indywidualny rachunek składkowy, wygenerowany dla niego przez ZUS. Wpłaca na niego nie tylko składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, ale także składki na fundusze pozaubezpieczeniowe, tj. Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, FGŚP oraz FEP. Ta sama zasada dotyczy płatnika, który opłaca składki za siebie z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej oraz za inne osoby zatrudnione w jego firmie, np. pracowników, zleceniobiorców. Należności składkowe do ZUS również opłaca on na jednym przelewie. Wyjątek dotyczy płatnika opłacającego składki za nianię zatrudnioną na podstawie umowy uaktywniającej (temat ten tu pomijamy).

Nieterminowa wpłata

Wpłaty składek dokonane przez płatnika po obowiązującym go terminie płatności zasadniczo powinny być powiększone o należne odsetki za zwłokę. Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy systemowej odsetki za zwłokę z tytułu nieopłaconych składek ubezpieczeniowych nalicza się na zasadach i w wysokości określonych w Ordynacji podatkowej (z wyłączeniem art. 56a tej ustawy, który odnosi się do obniżonej stawki odsetek za zwłokę). Przepis ten ma zastosowanie do opłacanych po terminie składek na wszystkie fundusze. Dotyczy więc zarówno składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, jak i FP, FS, FGŚP i FEP. Odsetki za zwłokę z tytułu opłacanych po terminie składek ustala się odrębnie za każdy miesiąc.

Naliczanie odsetek

Odsetki za zwłokę płatnik nalicza począwszy od dnia następującego po upływie terminu płatności składek na rachunek bankowy ZUS do dnia wpłacenia składek (włącznie z tym dniem). Aby je wyliczyć, należy przemnożyć kwotę zaległości składkowej za dany miesiąc przez okres zwłoki i obowiązującą w tym czasie podstawową stawkę odsetek. Otrzymany wynik trzeba następnie podzielić przez 365. Uzyskaną wartość zaokrągla się do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące:

mniej niż 50 groszy pomija się,
50 groszy i więcej - podwyższa do pełnych złotych.

Zdarza się, że zadłużenie składkowe dotyczy okresów, w których obowiązywały różne stawki odsetek za zwłokę. W takim przypadku przedmiotowe odsetki nalicza się za każdy z tych okresów odrębnie, a zaokrągleniu podlega dopiero suma kwot za poszczególne okresy.

Dla Prenumeratorów GOFIN
	Kalkulator odsetek od zaległości składkowych dostępny w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl

Wpłata po terminie, bez uwzględnienia odsetek

Jeżeli dokonana przez płatnika wpłata należności składkowych, po obowiązującym go terminie, nie uwzględnia odsetek za zwłokę, wtedy organ rentowy rozlicza ją proporcjonalnie na pokrycie kwoty zaległych składek oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości z tytułu składek do kwoty odsetek za zwłokę. To powoduje, że od pozostałej do opłacenia części należności z tytułu składek w dalszym ciągu należne są odsetki za zwłokę (liczone na ogólnych zasadach).

Kiedy bez odsetek?

Nie w każdej sytuacji od nieterminowo opłaconych składek ubezpieczeniowych płatnik ma obowiązek opłacić odsetki za zwłokę do ZUS. Nie nalicza ich bowiem, gdy nie przekroczą one wysokości wskazanej w art. 23 ust. 1a ustawy systemowej. Zgodnie z jego brzmieniem odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekracza 1% kwoty minimalnego wynagrodzenia. Zatem w 2022 r. nie nalicza się ich do wysokości 30,10 zł (1% z kwoty 3.010 zł).

Ponadto nie są one naliczane, gdy ich nieopłacenie wynika z:

przyczyn leżących po stronie ZUS (za okres od dnia, w którym składki stały się wymagalne, do dnia ich opłacenia,
błędnego zawiadomienia przez ZUS o stanie rozliczeń,
zastosowania się płatnika: w danym okresie rozliczeniowym do utrwalonej praktyki interpretacyjnej ZUS, do pisma ZUS w jego indywidualnej sprawie lub do utrwalonej praktyki interpretacyjnej ZUS, która następnie uległa zmianie,
trudności związanych z epidemią koronawirusa (wtedy ZUS może odstąpić od pobierania odsetek za zwłokę od należności z tytułu składek należnych za okres przypadający po 31 grudnia 2019 r.).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1009 ze zm.)