kalkulatory podatkowe, kalkulator VAT, kalkulator płac, kilometrówka, ryczałt samochodowy
lupa
A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 11 (838) z dnia 10.04.2014

Ryczałt na jazdy lokalne - zasady przyznawania, podatki i ewidencja księgowa

1. Podstawy prawne wypłaty ryczałtu

Przyznanie ryczałtu na jazdy lokalne musi znaleźć potwierdzenie w umowie cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem. Obowiązek podpisania takiej umowy wynika wprost z § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Rozporządzenie nie wprowadza jednolitego wzoru umowy. Pracodawcy powinni opracować ją we własnym zakresie. Niewątpliwie należy w niej zamieścić informacje określające rodzaj pojazdu użytkowanego przez pracownika, a w przypadku samochodów osobowych również pojemność silnika, przyznany limit kilometrów na jazdy lokalne oraz stawkę za 1 km, sposób i terminy rozliczania, a także czas trwania umowy i możliwości jej wcześniejszego rozwiązania.

W praktyce możemy spotkać zarówno umowy, które bardzo szczegółowo regulują zasady przyznania, rozliczania i wypłaty ryczałtu, jak i takie, które zawierają tylko niezbędne minimum informacji, a w szczegółach odwołują się do rozporządzenia z dnia 25 marca 2002 r.

Przykładowy wzór umowy przyznającej pracownikowi ryczałt na jazdy lokalne jest ogólnie dostępny na naszej stronie internetowej.


Pracownik nie musi być właścicielem

Rozporządzenie z dnia 25 marca 2002 r. w żadnym punkcie nie wprowadza wymogu, aby pojazd, na który zostanie przyznany ryczałt na jazdy lokalne, był własnością pracownika - tak jak bardzo często uważają pracodawcy. Nie ma więc przeszkód, aby ryczałt był przyznany na pojazd, którego właścicielem jest współmałżonek albo inny członek rodziny pracownika. W takiej sytuacji pracownik składa oświadczenie, że dany pojazd będzie wykorzystywał do celów służbowych. Może być ono zawarte w umowie.


Ograniczenie stawek za kilometr

O wysokości stawki za jeden kilometr, według której będzie rozliczany ryczałt na jazdy lokalne, decyduje pracodawca, przy czym rozporządzenie z dnia 25 marca 2002 r. wprowadza maksymalne wartości stawek, uzależniając je od rodzaju pojazdu używanego przez pracownika, a w przypadku, jeśli jest nim samochód osobowy - także od pojemności skokowej silnika.

Stawki te i limity są ogólnie dostępne na naszej stronie internetowej oraz podawane są we Wskaźnikach (dodatek do Biuletynu Informacyjnego).


Ryczałt dla niepełnoetatowca

Pracodawcy bardzo często obligatoryjnie zmniejszają limity kilometrów przyznawane pracownikom zatrudnionym na niepełnym etacie. Tymczasem omawiane rozporządzenie w żadnym punkcie nie uzależnia wspomnianych limitów od wymiaru czasu pracy danej osoby. Są one zależne tylko od liczby mieszkańców w gminie albo mieście, gdzie pracuje pracownik. Nie ma więc przeszkód, aby niepełnoetatowiec otrzymał "pełen" limit - zależy to tylko i wyłącznie od woli pracodawcy.


Nieobecności zmniejszają przyznany ryczałt

Przyznany ryczałt powinien być pomniejszony o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin albo innej nieobecności oraz za każdy roboczy dzień, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych - np. z powodu jego awarii.

Przykład

Pracownikowi dysponującemu samochodem osobowym o pojemności silnika 1.920 cm3 został przyznany limit na jazdy lokalne w wysokości 500 km. Osoba ta jest zatrudniona w podstawowym systemie czasu pracy, tj. po 8 godzin dziennie od poniedziałku do piątku. W kwietniu 2014 r. pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim w dniach od 1 do 11. Chcąc ustalić kwotę ryczałtu za wspomniany miesiąc, pracodawca powinien:

  • obliczyć pełny ryczałt: 500 km x 0,8358 zł = 417,90 zł,
     
  • obliczyć kwotę, o którą powinien być zmniejszony ryczałt z uwagi na nieobecność w pracy w dniach od 1 do 11 kwietnia: 417,90 zł : 22 x 9 (dni robocze przypadające na okres choroby) = 170,96 zł,
     
  • obliczyć kwotę należnego ryczałtu: 417,90 zł - 170,96 zł = 246,94 zł.

Wypłata ryczałtu na jazdy lokalne następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Niektóre z oświadczeń zawierają także wyliczenie przez pracownika przysługującego mu ryczałtu, które podlega weryfikacji przez pracodawcę. Niewątpliwie ułatwia to pracę służbom kadrowo-płacowym.


Uwaga na badania

Przyznając pracownikowi ryczałt na jazdy lokalne musimy pamiętać, że zgodnie z § 4 ust. 4 pkt 5 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 7 stycznia 2004 r. w sprawie badań lekarskich kierowców i osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami (Dz. U. z 2013 r. poz. 133), osoba taka powinna odbyć dodatkową konsultację okulistyczną oraz badanie oceniające widzenie zmierzchowe i zjawisko olśnienia. Odbywają się one w ramach badania wstępnego, okresowego lub kontrolnego, dlatego adnotacja o tym, że pracownik w ramach wykonywanych czynności służbowych będzie kierował pojazdem, powinna znaleźć się w skierowaniu na jedno z tych badań wystawianym przez pracodawcę.


2. Składki ZUS

Ryczałty na jazdy lokalne nie podlegają oskładkowaniu. To wyłączenie wprowadza § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.), ale obejmuje ono tylko kwoty ustalone zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.

Jeżeli pracodawca przyznał pracownikowi wyższy limit kilometrów niż wynikający z tego rozporządzenia albo nalicza ryczałt według wyższych stawek albo nie zmniejsza ryczałtu mimo nieobecności pracownika w pracy lub niedysponowania przez niego pojazdem do celów służbowych, to kwotę przekraczającą limit powinien "oskładkować".

Przykład

Pracownikowi zatrudnionemu w mieście liczącym 250 tys. mieszkańców przyznano limit na jazdy lokalne w wysokości 500 km. Osoba ta zatrudniona jest w podstawowym systemie czasu pracy (8 godzin dziennie od poniedziałku do piątku) i dysponuje samochodem osobowym o pojemności silnika 1.920 cm3. Zgodnie z obowiązującymi w firmie przepisami, przyznany pracownikom ryczałt na jazdy lokalne nie jest zmniejszany za okresy niezdolności do pracy, których przyczyną był wypadek przy pracy albo choroba zawodowa.

W dniu 1 kwietnia 2014 r. pracownik uległ wypadkowi przy pracy i był z tego powodu niezdolny do pracy do 11 kwietnia. Mimo nieobecności w pracy otrzymał pełen ryczałt, tj. 417,90 zł (500 km x 0,8358 zł). Chcąc ustalić kwotę wchodzącą do podstawy wymiaru składek, pracodawca powinien:

  • obliczyć kwotę, o którą zgodnie z przepisami rozporządzenia z dnia 25 marca 2002 r. powinien być zmniejszony ryczałt z uwagi na nieobecność pracownika w pracy w dniach od 1 do 11 kwietnia: 417,90 zł : 22 x 9 (dni robocze przypadające na okres choroby) = 170,96 zł,
     
  • obliczyć kwotę ryczałtu przysługującego pracownikowi zgodnie z tym rozporządzeniem: 417,90 zł - 170,96 zł = 246,94 zł,
     
  • odjąć ją od wypłaconego pracownikowi ryczałtu: 417,90 zł - 246,94 zł = 170,96 zł.

Jak z powyższego wynika, w celu ustalenia kwoty ryczałtu podlegającej oskładkowaniu wystarczy obliczyć kwotę, o którą powinien być zmniejszony ryczałt z uwagi na nieobecność pracownika w miejscu zatrudnienia.

3. Opodatkowanie ryczałtu za jazdy lokalne

Dla pracownika wartość otrzymanego ryczałtu za jazdy lokalne stanowi przychód ze stosunku pracy. W myśl bowiem art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF, do przychodów ze stosunku pracy zalicza się wszelkiego rodzaju wpłaty pieniężne, w tym m.in. wynagrodzenia, różnego rodzaju dodatki, wszelkie inne kwoty, także wartość nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Niekiedy ww. przychód może być wolny od podatku. W drodze wyjątku ustawodawca zwolnił bowiem od podatku dochodowego - na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PDOF - zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących jego własność, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw (do wysokości określonego w tym przepisie limitu). Zwolnienie to dotyczy np. pracowników służby leśnej.

Gdy ryczałt za jazdy lokalne jest wypłacany pracownikom, w stosunku do których nie ma zastosowania ww. zwolnienie, uzyskany z tego tytułu przychód podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Od ryczałtu tego pracodawca zobowiązany jest pobrać zaliczkę na podatek dochodowy, podobnie jak w przypadku innych należności ze stosunku pracy.

Uwaga: Miesięczny ryczałt z tytułu jazd lokalnych może być naliczany i wypłacany razem z listą płac albo "samodzielnie".


4. Koszty uzyskania przychodów pracodawcy

Wydatki na ryczałty za jazdy lokalne dla pracowników należą do kosztów pracowniczych, które wykazują związek (zazwyczaj pośredni) z uzyskiwanymi przez pracodawcę przychodami. Wydatki takie pracodawca może zatem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, uwzględniając jednak ograniczenia wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b) ustawy o PDOP i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. b) ustawy o PDOF. Przepisy te stanowią, że nie uważa się za koszty podatkowe wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (tj. przywołanego wcześniej rozporządzenia Ministra Infrastruktury).

A zatem, jeśli pracodawca wypłaci pracownikowi miesięczny ryczałt za jazdy lokalne zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia Ministra Infrastruktury, wówczas będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów całą wartość ryczałtu. Gdy natomiast przyzna pracownikowi miesięczny ryczałt w wysokości wyższej niż przewidziano w ww. przepisach, nadwyżka nie będzie mogła zostać uwzględniona w kosztach podatkowych.

Przykład

Pracownik wykorzystuje do celów służbowych w jazdach lokalnych swój prywatny samochód o poj. silnika do 900 cm3. W związku z tym pracodawca przyznał pracownikowi ryczałt - miesięczny limit wynosi 350 km. Przyznany ryczałt miesięczny wynosi 182,49 zł (350 km x 0,5214 zł). Z rozporządzenia Ministra Infrastruktury wynika, że w tym przypadku limit ten nie może przekroczyć 300 km, wobec czego kwota ryczałtu powinna wynosić nie więcej niż 156,42 zł (300 km x 0,5214 zł). Do kosztów uzyskania przychodów pracodawca będzie mógł zaliczyć ryczałt w wysokości 156,42 zł, natomiast nadwyżka w kwocie 26,07 zł (182,49 zł - 156,42 zł) nie będzie stanowiła kosztu podatkowego.

Odnosząc się natomiast do momentu, w którym omawiany ryczałt może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, stwierdzić należy, że zastosowanie mają te same przepisy, jak w przypadku innych należności ze stosunku pracy.

Należności ze stosunku pracy zasadniczo stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, o ile zostaną wypłacone (postawione) do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Gdy terminy te nie zostaną dochowane, ww. należności ujmowane są w kosztach podatkowych w dacie ich wypłaty/postawienia do dyspozycji pracownika. Tak wynika z art. 15 ust. 4g i art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o PDOP oraz art. 22 ust. 6ba i art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PDOF).

Jeśli więc np. w umowie zawartej między pracownikiem a pracodawcą określono termin wypłaty ryczałtu i zostanie on wypłacony (postawiony do dyspozycji) pracownikowi z dochowaniem tego terminu, wówczas ryczałt ten będzie stanowił koszt podatkowy w miesiącu, za który jest należny.

Gdyby natomiast termin wypłaty ryczałtu nie został dochowany albo też nie był on w ogóle określony, wówczas wartość ryczałtu podlegałaby ujęciu w kosztach podatkowych z chwilą jego wypłaty pracownikowi (postawienia do dyspozycji pracownika).

Podobny wniosek wypływa z wyroku WSA w Gdańsku z 13 listopada 2013 r., sygn. akt I SA/Gd 960/13 (orzeczenie prawomocne), w którym sąd uznał:

"(…) W stosunku (…) do należności, co do których nie został określony termin wypłaty (termin przewidziany w przepisach prawa pracy, umowie lub innym stosunku prawnym łączącym strony), wówczas wydatki te stanowią koszt, z chwilą faktycznej wypłaty, dokonania lub postawienia do dyspozycji osób uprawnionych (…)."


5. Ewidencja księgowa

Dla celów bilansowych wydatki poniesione na ryczałt za jazdy lokalne należą do kosztów działalności operacyjnej jednostki. Mogą być one zaksięgowane np. w następujący sposób:

1. Zaksięgowanie kwoty miesięcznego ryczałtu:
- Wn konto 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe" - wartość przyznanego ryczałtu,
- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"
(w analityce: Konto imienne pracownika)
i równolegle:
- Wn odpowiednie konto zespołu 5,
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".
2. Pobranie zaliczki na podatek dochodowy:
- Wn konto 23-4,
- Ma konto 22 "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu zaliczek
na podatek dochodowy pracowników" - kwota potrąconej zaliczki
na podatek dochodowy.
3. Wypłata pracownikowi ryczałtu:
- Wn konto 23-4,
- Ma konto 10 "Kasa" - jeśli ryczałt wypłacany jest z kasy
lub konto 13-0 "Rachunek bieżący" - gdy wypłata ryczałtu
dokonywana jest z rachunku bankowego.

Przykład

Pracownik spółki z o.o. uzyskuje od pracodawcy ryczałt na jazdy lokalne w związku z używaniem do celów służbowych prywatnego samochodu (o poj. silnika do 900 cm3). Pracodawca przyznał pracownikowi - zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia Ministra Infrastruktury - miesięczny limit wynoszący 300 km. Ryczałt miesięczny wynosi zatem 156,42 zł (300 km x 0,5214 zł). Załóżmy, że w marcu 2014 r. nie zaistniały żadne okoliczności powodujące zmniejszenie ww. ryczałtu. Kwota ryczałtu jest wyłączona z podstawy wymiaru składek, podlega natomiast opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Ryczałt został pracownikowi wypłacony 31 marca, w kwocie pomniejszonej o pobrany podatek wynoszący 28 zł (koszty uzyskania przychodów i kwota wolna od podatku zostały uwzględnione w wynagrodzeniu pracownika za marzec).

Dekretacja:

Opis operacji: Kwota Konto Dla celów
podatku
dochodowego
Wn Ma
1. (PK) Kwota miesięcznego ryczałtu za jazdy lokalne: 156,42 zł 40-9 23-4 Koszty
uzyskania przychodów
i równolegle: 156,42 zł Konto zespołu 5 49
2. Potrącenie zaliczki na podatek dochodowy: 28 zł 23-4 22 -
3. Wypłata ryczałtu w kwocie pomniejszonej o pobraną zaliczkę (156,42 zł - 28 zł): 128,42 zł 23-4 10 -

Księgowania:

Ryczałt na jazdy lokalne

www.KalkulatoryPodatkowe.pl - Kalkulatory w podatku dochodowym:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.PodatekDochodowy.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Prenumerata 2018 r. - www.sklep.gofin.pl
PRZEWODNIKI on-line Księgowego i Kadrowego
Pomocniki Księgowego

Terminarz

listopad 2017
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
8
9
11
12
13
14
16
17
18
19
21
22
23
24
25
26
28
29
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie podatku dochodowego, podatku VAT oraz innych podatków i opłat
Vademecum podatnika - podstawowe informacje dotyczące podatków
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
gofin
sgk
czasopisma
forum
sklep
gazeta podatkowa
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60