Pomniejszenie ryczałtu samochodowego o liczbę dni nieobecności pracownika

Zasady wypłacania ryczałtu pieniężnego za używanie prywatnego samochodu w jazdach lokalnych regulują przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem.

Wysokość miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca, z tym że limit ten uzależniony jest od liczby mieszkańców w gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, i limit ten wynosi:

300 km - do 100 tys. mieszkańców,
500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Natomiast stawki za 1 kilometr przebiegu dla samochodów osobowych wynoszą:

0,5214 zł - dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,
0,8358 zł - dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³.

Ryczałt za używanie pojazdu do celów służbowych oblicza się jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i przyznanego miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne.

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

U pracodawcy wypłacającego miesięczny ryczałt pieniężny podstawę do zwrotu wydatków stanowi pisemne oświadczenie pracownika o używaniu pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w danym miesiącu, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Przykład

Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę o używanie prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych w jazdach lokalnych. W umowie pracodawca ustalił limit kilometrów na 300.

Pracownik wykorzystuje samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³.

W sierpniu 2011 r. pracownik przez 5 dni był nieobecny w pracy z powodu choroby, co wykazał w złożonym pracodawcy oświadczeniu o używaniu pojazdu do celów służbowych.

Obliczenie ryczałtu za sierpień 2011 r.

300 km x 0,8358 zł = 250,74 zł.

Pomniejszenie ryczałtu z tytułu nieobecności pracownika w pracy

250,74 zł x 5/22 = 56,99 zł.

Ustalenie ryczałtu przysługującego za sierpień 2011 r.

250,74 zł - 56,99 zł = 193,75 zł.