kalkulatory podatkowe, kalkulator VAT, kalkulator płac, kilometrówka, ryczałt samochodowy
lupa
A A A

Przegląd Podatku Dochodowego nr 8 (416) z dnia 20.04.2016

Koszty podróży służbowej pracownika opłacone przez pracodawcę

W przypadku delegowania pracownika w podróż służbową obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie zarówno narzędzi koniecznych do wykonania zadania, jak i środków finansowych na pokrycie kosztów podróży.

Zwróć uwagę!

Pracodawca może polecić pracownikowi wykonanie zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Wyjazd pracownika w celu wykonania takiego zadania stanowi podróż służbową w rozumieniu art. 775 § 1 Kodeksu pracy.

Wysokość i sposób ustalania należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową, pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą określać w przepisach wewnątrzzakładowych. W razie braku takich uregulowań zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167).

Z postanowień tego rozporządzenia wynika, że poza dietą pracownikowi należy się zwrot określonych kosztów podróży, np. kosztów noclegu. Roszczenie o zwrot tych kosztów nie przysługuje jednak, w sytuacji gdy pracodawca zapewnia bezpłatne zakwaterowanie.

Przepisy prawne Tekst rozporządzenia o podróży służbowej dostępny jest w serwisie
www.przepisy.gofin.pl

Sposób organizacji podróży służbowej i rozliczeń z pracownikiem wpływa na ujęcie wydatków w ewidencji księgowej.

W przypadku gdy to pracownik ponosi wydatki, pracodawca dokonuje ich zwrotu na podstawie rozliczenia podróży służbowej przedkładanego wraz z załączonymi dowodami poniesienia wydatków. Dowód rozliczenia podróży służbowej, spełniający wymogi określone w § 14 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037 ze zm.), stanowi podstawę zaksięgowania tych kosztów w kolumnie 13 księgi - "pozostałe wydatki". Pracodawca może przy tym ująć przysługujące pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, w którym pracownik dokonał rozliczenia, ale pod warunkiem, że zostały terminowo wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika. W przeciwnym razie należności te stają się kosztem dopiero w momencie ich wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika (art. 22 ust. 6ba w związku z art. 23 ust. 1 pkt 55 updof).

Natomiast w sytuacji gdy to pracodawca bezpośrednio pokrywa koszty podróży, wówczas w kolumnie 13 podatkowej księgi koszty te wykazuje się na podstawie dowodów księgowych. W myśl art. 22 ust. 6b updof data ich wystawienia określa moment poniesienia kosztów.

Przykład

Pracownik, na polecenie pracodawcy, uczestniczył w targach branżowych. Podróż służbowa trwała trzy dni. Pracodawca zapewnił pracownikowi noclegi i całodzienne wyżywienie w hotelu. Usługi zostały opłacone, a pracownik został upoważniony do odbioru faktury.

W rozliczeniu podróży służbowej pracownik wykazał jedynie należności z tytułu kosztów przejazdu PKP oraz ryczałt za dojazdy w miejscowości oddelegowania. Do rozliczenia załączył dowody w postaci biletów za przejazdy pociągiem.

Pracodawca w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13 "pozostałe wydatki" zaksięgował koszty podróży pracownika w dwóch pozycjach:

  • opłacone koszty noclegów i wyżywienia - pod datą faktury,
     
  • zwrot kosztów poniesionych przez pracownika - pod datą przedłożonego rozliczenia podróży służbowej.

Wymaga podkreślenia, że gdy koszty podróży służbowej są wyrażone w walucie obcej, na potrzeby ich rozliczenia i ujęcia w podatkowej księdze konieczne jest ich przeliczenie na złote. Dla celów podatku dochodowego koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Wskazniki i stawki Kursy średnie walut obcych ogłaszane przez NBP dostępne są w serwisie
www.wskazniki.gofin.pl

Mając zatem na uwadze, że w przypadku podróży służbowych za dzień poniesienia kosztu przyjmuje się dzień złożenia przez pracownika rozliczenia kosztów podróży służbowej, to do przeliczenia na złote kosztów zagranicznej podróży służbowej zastosowanie znajdzie średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

Natomiast wydatki w walucie obcej sfinansowane przez pracodawcę "poza" delegacją (np. w przypadku zapłaty kartą płatniczą), należy wycenić po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia dokumentów potwierdzających poniesienie tych wydatków.

Przykład

Pracownik, w dniach 24-26 lutego 2016 r., odbył samochodem firmowym podróż służbową do Niemiec, gdzie nocleg zapewnił mu kontrahent pracodawcy. W drodze powrotnej do kraju pracownik zakupił paliwo za kwotę 80 euro. Koszty zakupu, udokumentowane paragonem z 26 lutego 2016 r., opłacił firmową kartą płatniczą.

Rozliczenie delegacji nastąpiło 1 marca 2016 r. Z rozliczenia wynikało, że za czas podróży krajowej dieta nie przysługuje, a za podróż zagraniczną należna dieta wynosi 122,50 euro, tj. 2,5 diety x 49 euro.

Na potrzeby ujęcia w podatkowej księdze wydatków związanych z podróżą służbową pracodawca dokonał ich przeliczenia na złote, przy czym zastosował do przeliczenia:

  • wartości diet - średni kurs NBP z 29 lutego br., tj. z dnia poprzedzającego rozliczenie podróży służbowej, oraz
     
  • kosztów zakupu paliwa - średni kurs NBP z 25 lutego br., tj. z dnia poprzedzającego poniesienie kosztu.

www.KalkulatoryPodatkowe.pl - Kalkulatory w podatku dochodowym:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.PodatekDochodowy.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Indeks Księgowań - Księgowanie od A do Z
GOFIN NEWS - mobilna aplikacja dla Księgowych!
PRZEWODNIKI on-line Księgowego i Kadrowego
Pomocniki Księgowego

Terminarz

lipiec 2018
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
6
7
8
11
12
13
14
15
17
18
19
21
22
23
24
26
27
28
29
30
31
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie podatku dochodowego, podatku VAT oraz innych podatków i opłat
Vademecum podatnika - podstawowe informacje dotyczące podatków

DRUKI

Darmowe druki aktywne

Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
gofin
sgk
czasopisma
forum
sklep
gazeta podatkowa
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.