Kto i jak powinien uzyskać NIP?

Wiele podmiotów ma obowiązek posiadania NIP: indywidualni przedsiębiorcy, firmy, osoby zatrudniające nianię, podatnicy prowadzący działy specjalne produkcji rolnej itd. Numer ten generowany jest przy użyciu Centralnego Rejestru Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników. Aby go uzyskać, trzeba złożyć zgłoszenie identyfikacyjne.

Numer identyfikacyjny

NIP to identyfikator podatkowy wielu podmiotów. Posługują się nim m.in. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, firmy, obcokrajowcy, rolnicy opodatkowani VAT, podatnicy prowadzący działy specjalne produkcji rolnej. Numer ten nie może mieć ukrytego lub jawnego charakteru znaczącego, określającego pewne cechy podatnika.

NIP nadawany jest na podstawie zgłoszenia identyfikacyjnego. Takie zgłoszenie składa się raz. Można mieć tylko jeden NIP. Zasada ta obowiązuje bez względu na rodzaj opłacanych podatków, formę opodatkowania, a także liczbę i rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej. Tryb rejestracji zależy od statusu ewidencyjnego podmiotu ubiegającego się o NIP.

Wniosek w CEIDG

Osoby fizyczne rozpoczynające działalność gospodarczą, które podlegają wpisowi do CEIDG, zgłoszenie identyfikacyjne składają w ramach wniosku o wpis. Nie muszą więc dostarczać do urzędu skarbowego osobnego formularza. Odpowiednie dane przesyła fiskusowi CEIDG. Powinno to nastąpić nie później niż w dniu roboczym następującym po dokonaniu wpisu.

Złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego nie uniknie osoba, która miała nadany NIP, ale został on zniesiony z dniem 1 stycznia 2012 r. Ministerstwo Finansów stoi na stanowisku, że jest to konieczne, ponieważ w ten sposób dopełnia się nie tylko obowiązku identyfikacyjnego, ale również ewidencyjnego, w tym wymogu aktualizacji danych podatkowych. Należy jednak zaznaczyć, że za posłużenie się "zniesionym" NIP-em nie grożą sankcje karne skarbowe. Karalne jest podanie nieprawdziwego numeru identyfikacji podatkowej. "Zniesiony" NIP nie ma natomiast przymiotu nieprawdziwego lub unieważnionego numeru.

Naczelnik urzędu skarbowego wprowadza dane do Centralnego Rejestru Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników i wydaje potwierdzenie nadania NIP. Powinien to zrobić nie później niż następnego dnia roboczego po dniu, w którym wpłynęło do niego poprawne zgłoszenie identyfikacyjne.

Formularz NIP-7

Pozostałe osoby fizyczne składają zgłoszenie identyfikacyjne na formularzu NIP-7. Dotyczy to osób fizycznych niewpisanych do CEIDG, ale prowadzących działalność gospodarczą lub podlegających zarejestrowaniu jako podatnicy VAT, np. rolników opodatkowanych VAT. W tej grupie znajdują się również ci, którzy nie mają własnych firm, ale nie są objęci rejestrem PESEL, są płatnikami podatków lub płatnikami składek ZUS, np. rodzice zatrudniający nianię na podstawie umowy uaktywniającej.

Obecnie NIP-7 składa się w formie papierowej w urzędzie skarbowym lub wysyła na jego adres. Za niespełna miesiąc, od 1 lipca 2013 r., formularz ten będzie można dostarczyć drogą elektroniczną. Będzie jednak musiał być opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Potwierdzenie nadania NIP wydawane jest rozpoczynającym działalność gospodarczą niezwłocznie, ale nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wpływu do urzędu skarbowego poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego, a pozostałym osobom - w ciągu 3 dni.

Zgłoszenie firmy

Podmioty podlegające wpisowi do KRS, m.in. spółki prawa handlowego, zgłoszenia identyfikacyjnego dokonują na formularzu NIP-2, dołączając wymagane załączniki. Podmiot rejestrujący się w ramach tzw. "jednego okienka" zgłoszenie identyfikacyjne składa w sądzie rejestrowym wraz z wnioskiem o wpis. Sąd ma obowiązek przesłać je do urzędu skarbowego, wraz z wymaganymi dokumentami, w ciągu 3 dni roboczych od dnia dokonania wpisu.

Ten tryb nie ma zastosowania w dwóch przypadkach: rejestracji w KRS przez internet oraz zakładania spółki z o.o. tzw. S24. Wnioskodawca, który rejestruje się przez internet, wysyła samodzielnie, drogą elektroniczną, wymagane wnioski i zgłoszenia. Spółka z o.o. tzw. S24 zakładana jest natomiast na podstawie wniosku rejestrowego, umowy oraz innych niezbędnych dokumentów tworzonych bezpośrednio w systemie teleinformatycznym i przesyłanych sądowi. Wnioskodawca składa wnioski i zgłoszenia bezpośrednio odpowiednim organom. W praktyce NIP-2 nie można jednak przesłać drogą elektroniczną. Należy go złożyć w urzędzie skarbowym lub przesłać na jego adres w formie papierowej.

NIP-2, wraz z załącznikiem NIP-D, trzeba również złożyć, aby zarejestrować spółkę cywilną. Uzyskuje ona w ten sposób swój NIP - odrębny od NIP-ów wspólników. Zgłoszenie identyfikacyjne należy złożyć w urzędzie skarbowym lub wysłać na jego adres.

Dla opisanej grupy podmiotów potwierdzenie nadania NIP wydawane jest niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni od dnia wpływu do urzędu skarbowego poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego.

Termin złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego

»	podatnicy VAT lub podatku akcyzowego - przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu jednym z tych podatków, z tym że osoby fizyczne składają zgłoszenie identyfikacyjne tylko w przypadku dokonywania zgłoszenia rejestracyjnego
»	podatnicy oraz płatnicy podatków, niebędący podatnikami podatku VAT - nie później niż w terminie przewidzianym do złożenia pierwszej deklaracji, zeznania, informacji lub oświadczenia albo wraz z dokonaniem pierwszej wpłaty podatku lub zaliczki na podatek
»	płatnicy składek ZUS niepodlegający obowiązkowi ewidencyjnemu jako podatnicy lub płatnicy podatków - nie później niż w terminach przewidzianych w odrębnych przepisach dotyczących terminów zgłaszania do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego
»	jeżeli z przepisów prawa podatkowego wynikają różne terminy dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego, zgłoszenia dokonuje się raz, w terminie najwcześniejszym